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Projet Les suites des sessions LAB : session « Performance Par la Confiance » les 3 et 4 mars 2020

Roméo Diekmann Community manager du LAB de Pôle emploi

Projet Début mars 2020, le LAB national de Pôle emploi organisait une session de travail collaboratif qui portait sur la démarche "Performance Par la Confiance" (PPC). Aujourd'hui, le LAB donne la parole aux chefs de projet et commanditaires de cette session, à savoir l’équipe nationale PPC, sur les suites de ce projet.

Introduction

A l’origine de cette session LAB, l’ambition de l’équipe « Performance Par la Confiance » (PPC) est que les projets de Pôle emploi soient menés en mode PPC, renforçant la valeur de ces projets et qu’ils soient vecteurs de davantage de performance par la confiance.

Cette session LAB a eu lieu les 3 & 4 mars 2020 et réunissait 15 chefs de projet, 5 collaborateurs appuis projet, 7 agents du réseau ainsi que 6 facilitateurs PPC.

Cette trentaine de collaborateurs qui ne se connaissaient pas ou si peu en mars, c’est nous. Et aujourd’hui c’est nous qui rédigeons ensemble cet article. Suite à cette session, nous nous sommes en effet revus, et nous avons décidé de créer une Communauté. Plein de choses se sont passées, et nous avions envie de les partager avec vous, sur le site du LAB.

Qu’avons-nous fait pendant la session LAB ?

Si vous ne l’avez pas lu, allez vite sur ce lien pour vous immerger avec nous dans le bain du « mode PPC » : https://www.lelab.pole-emploi.fr/projet/comment-performance-par-la-confiance-apporte-plus-de-valeur-aux-projets-de-pole-emploi-3-et-4-mars-2020/

Notre travail durant ces deux jours nous a permis de réinterroger chacune des étapes du projet, que nous connaissions déjà bien, pour voir comment nous pouvions les réinventer en instillant une dose de PPC, en imaginant comment travailler autrement avec tous les acteurs du projet.

Les étapes du cycle de vie d'un projet par Jérôme Delacroix

Nous avons particulièrement porté notre attention sur 3 principes PPC qui nous semblaient au cœur de notre démarche projet :

  • Vision partagée
  • Centré usagers
  • Responsabilité et engagement

Nous avons vite découvert que travailler autrement et dans la confiance nécessitait de faire évoluer les processus et les postures.

Les étapes du cycle de vie d'un projet par Chantal Lecointe

Nous nous sommes quittés après avoir réfléchi à des idées d’actions concrètes qui permettraient d’infuser cette façon de travailler. L’objectif est bien que tous les chefs de projet, les appuis projets, les Directeurs et les managers s’impliquent… En un mot : toutes les parties prenantes de la gestion d’un projet.

Projection des moyens de diffusion de PPC dans l'écosystème

Et après ?

Le confinement est arrivé peu de temps après.

C’est un peu grâce à lui que nous nous sommes retrouvés. Nos sponsors ont pensé que la période était une opportunité pour poursuivre notre ambition commune :

Diffuser PPC dans la gestion de projets au sein de la Direction Générale de Pôle emploi.

Nous avons poursuivi 3 réflexions :

  • Les actions : méthodes, ressources à organiser pour pouvoir diffuser PPC dans la gestion de projet.
  • L’accompagnement des parties prenantes qui seront volontaires pour expérimenter l’approche PPC.
  • La diffusion : pour engager le plus d’acteurs du projet motivés dans un mode PPC.

Il nous a d’abord fallu voir comment dénouer le fil de ces sujets tellement liés et comment nous organiser pour travailler ensemble.

Tout en avançant, nous nous sommes petit à petit interrogés sur notre légitimité, vis-à-vis des ressources existantes d’accompagnement de projet notamment. Nous avons compris qu’un fonctionnement en Communauté serait la meilleure réponse.

Une Communauté ?

La Communauté, c’est en quelque sorte une nouvelle équipe de travail qui prend place dans notre quotidien à côté de notre équipe naturelle, et qui doit respecter la « bande passante » de nos activités normales.

Nous faisons connaissance. Nous identifions nos rôles et ce que chacun peut apporter. Nous posons nos objectifs, nos moyens et nous nous donnons un calendrier.

Pour créer le lien entre nous, nous acculturer davantage à PPC, nous avions besoin de régularité. Nous nous sommes donné les « vendredis de la Communauté » : un rendez-vous d’1h30 deux fois par mois animé – pour l’instant-  par des facilitateurs de l’équipe PPC nationale.

Comment nous sommes-nous organisés ?

Différentes actions nous ont permis de nous doter d’éléments structurants très importants :

  • La mise en place d’un tableau de gestion de notre projet, avec l’outil collaboratif Trello.
  • Une formation au storytelling délivrée par YA+K pour mieux communiquer sur notre projet.
  • Les sessions des Estivales de la facilitation à distance, qui se sont poursuivis jusqu’à fin Septembre. Par exemple, les Coffee Break pour découvrir de nouveaux outils collaboratifs en ligne.
  • Une offre de fast-codev, proposée par Lionel puis reprise par Ratiba et Myriam, des membres de la communauté. Cet outil de facilitation peut être utilisé comme un accélérateur d’idées et d’actions dans notre projet. Il s’agit d’une méthode de partage de problématiques, avec des solutions proposées par les participants.

Où en sommes-nous maintenant ? Et demain ?

Nous sommes aujourd’hui persuadés que nous avions besoin de faire ce chemin, avec nos doutes, nos questions et nous en sommes fiers, car il nous a permis de progresser dans l’imprégnation de PPC, d’avancer sur notre engagement, convictions et responsabilités à prendre en créant cette Communauté.

La session LAB nous a permis de nous découvrir, de nous fédérer, de rendre palpable la gestion de projet en mode PPC, et de créer notre Communauté.

Les choses se clarifient petit à petit, et cela prend du temps, car nous n’en avons pas toujours beaucoup à consacrer à ce projet.

La Communauté prend corps et devient organique : on a réussi à construire une cartographie commune des étapes, définir nos rituels, partager les mêmes objectifs et les mêmes valeurs… aboutir à une convergence de vision, poser les 1ères actions à mener…

L’aventure ne fait que commencer, et nous sommes confiants.

A l’automne, nous allons présenter un jeu de type « serious game » à la Direction Générale (DG) de Pôle emploi pour acculturer à la gestion de projet en mode PPC et favoriser le passage à l’action en mode PPC dans la conduite des projets. Ce jeu sera l’un des fleurons de nos actions de diffusion de cette façon différente de travailler un projet.

Nous avons maintenant envie d’appeler tous les chefs de projet et toutes les parties prenantes à nous rejoindre. Cette façon différente de mener les projets à la DG n’est pas l’affaire de quelques-uns mais l’affaire de tous. A nous, à vous d’être leader, de prendre un coup d’avance, d’avancer en agilité et en lâcher-prise.

Dessins / Facilitation graphique : Chantal LECOINTE & Jérôme DELACROIX – Pôle emploi

Contacts : gael.thome@pole-emploi.fr ou albert-olivier.ventron-ext@pole-emploi.fr

Logo "Performance Par la Confiance" (PPC)

Retrouvez + d’informations sur « Performance Par la Confiance » ici : https://ppc.pole-emploi.fr/extranet

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